Biến thách thức thành cơ hội. Những người làm truyền thông nội bộ phải giải quyết nhiều khó khăn trong đặc thù công việc của họ.

Thiếu phân tích dữ liệu

Nếu những người làm truyền thông nội bộ không biết có bao nhiêu nhân viên đang mở email hoặc đọc các tài liệu quan trọng, họ sẽ không biết được các thông tin đang được truyền thông như thế nào. Điều này có thể dẫn đến sự bối rối, chậm trễ, sự luân chuyển nhân sự, năng suất kém.

Ngày nay, các doanh nghiệp hầu hết đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, những người làm truyền thông nội bộ sẽ bị thụt lùi nếu không có những chiến lược dựa trên dữ liệu. Những con số cụ thể giúp tạo ra một chiến lược truyền thông vững chắc và hiệu quả.

huong-nghiep-40-chuyen-gia-phan-tich-du-lieu-3-scaled

Quá tải thông tin

Mỗi nhân sự thường dành gần 9 tiếng/tuần để xử lý email. Việc xếp đống thông tin vào danh sách email đẩy nhân sự gần hơn với tình trạng kiệt sức. Điều này một lần nữa lý giải tại sao đội ngũ truyền thông cần sử dụng dữ liệu để tìm điểm cân bằng giúp nhân sự được cập nhật thông tin mà không bị quá tải.

Khi đối mặt với vấn đề này, những người làm truyền thông nội bộ cần quay lại với những điều cơ bản. Điều gì bạn đang muốn đo lường và tại sao? Sự thu gọn trong nội dung và các kênh truyền thông là điều quan trọng đối với truyền thông nội bộ.

Theo nghiên cứu của PoliteMail từ 4 tỷ email nội bộ gửi tới 15 triệu nhân sự toàn cầu, trung bình hàng tháng, đội ngũ truyền thông thường gửi 61 email và tỷ lệ mở email trung bình nên ở mức 68% trở lên.

1570245205628_2450852-1

Danh sách đối tượng không chính xác

Những người làm truyền thông nội bộ nên ưu tiên cập nhật danh sách người nhận chính xác nhất có thể. Có thể cân nhắc đến việc phân loại nhân sự theo vị trí, cấp bậc, địa điểm hay phòng ban. Truyền thông có mục tiêu sẽ xây dựng niềm tin, giảm thiểu quá tải email, coi sự tương tác của nhân sự là ưu tiên. Có thể tham khảo ý kiến từ bộ phận HR để biết thông tin nào sẽ ảnh hưởng đến nhóm nhân sự nào.

Khi đã hiểu rõ nhóm nhân sự đang hướng đến, sẽ dễ dàng hơn cho người làm truyền thông viết những tiêu để hay chủ đề tối ưu cho từng nhóm. Danh sách đối tượng mục tiêu càng chi tiết, bạn sẽ càng dễ tạo ra cách truyền tải thông tin phù hợp với từng nhóm đối tượng.

target-potential-customers

Thu hút những nhân sự làm việc từ xa

Tại nhiều doanh nghiệp, đội ngũ tuyến đầu, không thường xuyên ngồi ở văn phòng là lực lượng chiếm tỷ lệ lớn. Vấn đề mà những người làm truyền thông nội bộ cần hóa giải là làm sao để nhóm nhân sự này vẫn duy trì kết nối với doanh nghiệp.

Câu trả lời tốt nhất là thử nghiệm và rút kinh nghiệm. Khám phá xem hình thức truyền thông nào sẽ mang đến kết quả tốt nhất, có thể là email, tin nhắn, cổng thông tin của doanh nghiệp, hoặc hình thức video trực tuyến.

Sự thử nghiệm chỉ có giá trị khi bạn theo dõi hiệu quả ứng dụng của từng hình thức. Một số công cụ đo lường thường gặp như Google Analytics để biết lượt xem trang và SurveyMonkey để biết phản hồi của nhân viên.

_DUC4871 copy-2

Sự tương tác của nhân viên thấp

Nhân sự thiếu sự nhiệt tình với hoạt động truyền thông nội bộ có thể vì một số lý do. Ví dụ như nhân sự cảm thấy không được lắng nghe, một số cảm thấy công việc của họ không phục vụ chiến lược chung, một số khác không tin tưởng tổ chức sẽ làm đúng cam kết.

Dù là lý do gì, những người làm truyền thông nội bộ có thể hóa giải tình trạng tương tác thấp với nhân viên qua 2 cách.

Đầu tiên, thử sử dụng GenAI. Khi bạn thiếu cảm hứng và không chắc sẽ bắt đầu viết một nội dung mới từ đâu, công cụ ChatGPT và Google’s Gemini có thể giúp bạn bắt đầu, mang lại tiếp cận sáng tạo cho những chủ đề phức tạp.

Thứ hai, khai thác sức mạnh từ dữ liệu. Dựa vào các số liệu thống kê, đội ngũ truyền thông có thể tìm ra loại thông tin hay cách thức truyền thông mới hiệu quả để tạo dựng mối quan hệ tốt đối với nhân sự trong tổ chức.

z4752226368389_507ec706ec8295eb6d5c93d54f29502e

Nguồn: Ragan